W swojej pracy jako event maneger ale też z krwi i kości sales maneger spotykam się z tym problemem. Jest mnóstwo zapytań od kontrahentów, którzy bardzo chcieliby zorganizować coś dla swojego zespołu, jednak budżet nie pozwala na szaleństwo w postaci lotów helikopterem, flay boardu czy jazdy samochodami terenowymi. Ale czy to źle? Czy to skreśla dobry event? W mojej ocenie niekoniecznie. Jest mnóstwo tańszych rozwiązań, które w zasadzie będą dobrą zabawą dla wszystkich. Zatem jak zrobić dobry tani event?

Oto kilka rad 😊

Termin….

Miesiące takiej jak maj, czerwie czy wrzesień, grudzień, styczeń i luty to dla agencji eventowych miesiące wysokiego sezonu. Jeżeli dla nas to pamiętaj, że dla hoteli, agroturystyk czy pensjonatów to również duży sezon, więc z dostępnością jest trudniej i ceny noclegów są wyższe. To jednak nie wszystko. Niektóre atrakcje też będą dużo droższe niż poza sezonem i tak np. wynajem jachtu to koszt w przybliżeniu 800zł/dzień tak w miesiącach październik czy kwiecień cena jest przynajmniej o 50% mniejsza. Jak dołożymy do tego naszą wiedzę negocjacyjną może być jeszcze mniej😊.
Zatem jeżeli budżet jest mały to planując wydarzenie staraj się dobrać tak termin aby nie celować w wysoki sezon. Bardzo dobrymi terminami jest np. koniec kwietnia tuż przed majówką, przełom września początek października czy koniec czerwca tuż przed rozpoczęciem wakacji.

Pogoda…

No tak ale wtedy pogoda jest nie pewna, często to słyszę od naszych klientów. I tutaj wygląda to tak, że w naszym klimacie w zasadzie żaden miesiąc nie jest pewny pogodowo. Trafialiśmy niejednokrotnie zimne i deszczowe sierpnie czy lipce, a często w kwietniu i październiku notowaliśmy przepiękną słoneczną pogodę z wysoką temperaturą. Reasumując nie ma złej pogody, są tylko źle ubrani ludzie😊. Wszystko jest kwestią podejścia.

Atrakcje…

Podczas wydarzenia naprawdę nie zawsze muszą być atrakcje z najwyższej półki. Czasami wystarczy dobrze skrojony program, który wcale nie musi być drogi, a zapewni porządną dawkę emocji. Zamiast wybierać np. żaglówki o najwyższej klasie sprawdź może tańsze wcale nie muszą być dużo gorsze i w zupełności wystarczą. A jeżeli nawet tych tańszych budżet nie udźwignie, to zapraszam Cię na dwudniowy spływ kajakiem, gdzie zamiast drogich hoteli rozbijemy namioty, zamiast serwowanej kolacji upieczemy kiełbaski, albo wspólnie jako grupa ugotujecie dania w kociołkach węgierskich niczym w Master Chefowie swojej firmy.
To naprawdę bardzo fajny powrót do czasów młodości, wspomnień a taka integracja naprawdę buduje zespół. W mojej ocenie, i zawsze to podkreślałem, dobrego zespołu nie buduje się w komfortowych warunkach, tylko w warunkach ekstremalnie trudnych, gdzie trzeba zrzucić wszystkie maski 😊.

Miejsce….

Dobierając miejsce na event, jeżeli nie chcesz płacić fortuny szukaj pensjonatów, domków czy agroturystyk. Obecnie wybór jest bardzo obfity i w zasadzie w ofertach można przebierać i znaleźć coś co spełni Twoje oczekiwania. Nie wybieraj też miejsc w regionach gdzie jest olbrzymie zainteresowanie. Zamiast noclegu w Sopocie czy Zakopanem wybierze miejscowości ościenne lub region gdzie jeszcze nie ma olbrzymiego bumu. Augustów, Bieszczady, Podlasie to przepiękne tereny, które można wykorzystać do organizacji eventu nie płacą za to fortuny.

Podsumowując, jeżeli zastosujesz się do wyżej opisanych rzeczy, wówczas spokojnie uda Ci się zorganizować niskobudżetowy wyjazd z dużą dawką dobrej zabawy. Jeżeli potrzebujesz pomocy to śmiało do nas pisz. Zajmiemy się również Twoim eventem!

Do zobaczenie w realu!!!