Chociaż czas nie jest łatwy i ciężko podjąć decyzję o organizacji eventu są jednak konferencje czy spotkania cykliczne w firmie, które odbyć się powinny, a nawet muszą. Naprzeciw tym potrzebą wychodzą spotkania on line, które można przeprowadzić w naszym profesjonalnym studiu nagraniowym lub po prostu na zwykłych ogólnie dostępnych platformach jak Teams czy Zoom. Jednak to nie zawsze wystarcza i w zasadzie nigdy nie zastąpi spotkań „face to face”
Zatem od czego zacząć organizację spotkania w dobie pandemii?
Od czego zacząć…?
Na samym początku sprawdź wszystkie ograniczenie, które obowiązują w danym momencie w naszym kraju. Możesz je sprawdzić na stronie GIS lub MZ. Możesz też zadzwonić do nas😊 Zawsze jesteśmy ze wszystkimi obostrzeniami na bieżąco i chętnie udzielimy Ci odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.
Jeżeli organizacja, w której pracujesz ma oddziały w całej UE czy na świecie musisz też sprawdzić obostrzenia w danym kraju skąd pochodzą Twoi współpracownicy. Szczególe trzeba tu zwrócić uwagę na loty, czy obowiązujące w danym kraju kwarantanny. Może zdarzyć się (i tak już było w ubiegłym roku), że w Polsce można było organizować większość imprez, jednak zagraniczni goście byli mocno obłożeniu restrykcjami jak np. Wielka Brytania czy USA, wówczas jest na to też rozwiązanie. W takiej sytuacji naprzeciw wychodzą spotkania hybrydowe, gdzie goście z Polski uczestniczą w typowym spotkaniu, a uczestnicy zagraniczni wirtualnie. To sprawdza się bardzo dobrze!
Termin….
Pandemia trwa już prawie rok i o ile nie jesteśmy w stanie wiele przewidzieć to wiemy już, że najbardziej pewnymi terminami do organizacji wydarzeń będę miesiące wiosennoletnie do późnej jesienie czyli w zasadzie od maja do końca października. To będą najpewniejsze miesiące do organizacji wydarzeń. Dlatego o ile to możliwe staraj się celować z terminem w te miesiące, nawet jeśli to lipiec i sierpień czyli miesiące wakacyjne.
Wybór miejsca….
Wybierając miejsce na Twoje wydarzenie staraj się je wybrać tak, aby było dla Ciebie i Twojej grupy na wyłączność. Jeżeli masz grupę 150 osób wybierz hotel który nie ma więcej miejsc noclegowych. Staraj się ograniczyć do minimum ilość osób trzecich. Jeżeli hotel jest większy niż Twoja grupa staraj się aby Twoi uczestnicy byli w miarę możliwości odseparowani od pozostałych gości. Śniadania, lunche i kolacje organizuj w innych salach niż pozostali goście hotelowi. To daje gwarancję bezpieczeństwa.
Wewnątrz czy na zewnątrz….
Jeżeli Twoje spotkanie z reguły odbywało się wewnątrz sal konferencyjnych to warto rozważyć, czy nie da się go zrobić w plenerze w całości. Można stworzyć oryginalny klimat nawet jeśli omawiane tematy są bardzo poważne. Ograniczysz wtedy ryzyko jakiekolwiek zakażenia. Jeżeli nie dasz rady przenieść całego spotkania na zewnątrz wówczas warto wybrać w miarę możliwość największą salę konferencyjną nie zależenie od tego ilu masz gości, a sam plan spotkania ułożyć w cyklach co 45minut przerwa 20 minut. Ta przerwa pozwoli na ozonowanie i zdezynfekowanie sali konferencyjnej.
Środki bezpieczeństwa….
Sprawdź kto będzie obsługiwał Twoje wydarzenie! Organizując wydarzenia w ubiegłym roku nasi pracownicy przed każdym wyjazdem robili test na Covid, aby być w 100% pewnym, zdrowia naszych ludzi. Zrobiliśmy kilkanaście wydarzeń na przeszło 5000 ludzi i nikt z naszych uczestników się nie zaraził, co jest dla nas bardzo ważną informacją zwrotną, że zasady, które wprowadziliśmy są skuteczne.
Podczas każdego organizowanego wydarzenia musisz zadbać o 110% bezpieczeństwa! Nawet jeśli przepisy tego od Ciebie i Nas tego nie wymagają, to wymagajmy sami od siebie, czyli powtarzając jak mantrę DDM.
Bardzo dobrym pomysłem, jeżeli chcesz mieć 100% gwarancję bezpieczeństwa, jest poprosić swoich uczestników o to, aby zrobili test na Covid. Można wykupić pakiety dla swoich pracowników w dowolnym mieści i umówić ich na wybrany dzień. Warto tutaj wybrać laboratorium, które ma oddziały w całej Polsce, a na sam test umówić wszystkich na dwa dni przed wydarzeniem. Pamiętaj o tym, że na wynik czekasz ok. dwóch dni!
Same obostrzenia to nie wszystko….
Pamiętaj też, że żadne prawo, przepisy, nakazy i wytyczne nie będą miały znaczenia jeżeli sami nie zachowamy zdrowego rozsądku. Nawet jeśli inni od nas nie wymagają, my wymagajmy od siebie, aby było bezpiecznie. Pamiętaj nawet jeśli ty się nie boisz inni mogą mieć obawy, więc starajmy się okazać wzajemny szacunek, bo to też buduje Twój Zespół.
Podsumowując przestrzegając tych założeń w gruncie rzeczy minimalizujesz ryzyko zakażenia właściwie do zera. Napisz do nas! Chętnie pomożemy zorganizować Twoje wydarzenie dbając o zdrowie Twoje i Twoich pracowników.
Do zobaczenie w realu!
