Czy mały budżet przekreśla udaną integrację?

W swojej pracy jako event maneger ale też z krwi i kości sales maneger spotykam się z tym problemem. Jest mnóstwo zapytań od kontrahentów, którzy bardzo chcieliby zorganizować coś dla swojego zespołu, jednak budżet nie pozwala na szaleństwo w postaci lotów helikopterem, flay boardu czy jazdy samochodami terenowymi. Ale czy to źle? Czy to skreśla dobry event? W mojej ocenie niekoniecznie. Jest mnóstwo tańszych rozwiązań, które w zasadzie będą dobrą zabawą dla wszystkich. Zatem jak zrobić dobry tani event?

Oto kilka rad 😊

Termin….

Miesiące takiej jak maj, czerwie czy wrzesień, grudzień, styczeń i luty to dla agencji eventowych miesiące wysokiego sezonu. Jeżeli dla nas to pamiętaj, że dla hoteli, agroturystyk czy pensjonatów to również duży sezon, więc z dostępnością jest trudniej i ceny noclegów są wyższe. To jednak nie wszystko. Niektóre atrakcje też będą dużo droższe niż poza sezonem i tak np. wynajem jachtu to koszt w przybliżeniu 800zł/dzień tak w miesiącach październik czy kwiecień cena jest przynajmniej o 50% mniejsza. Jak dołożymy do tego naszą wiedzę negocjacyjną może być jeszcze mniej😊.
Zatem jeżeli budżet jest mały to planując wydarzenie staraj się dobrać tak termin aby nie celować w wysoki sezon. Bardzo dobrymi terminami jest np. koniec kwietnia tuż przed majówką, przełom września początek października czy koniec czerwca tuż przed rozpoczęciem wakacji.

Pogoda…

No tak ale wtedy pogoda jest nie pewna, często to słyszę od naszych klientów. I tutaj wygląda to tak, że w naszym klimacie w zasadzie żaden miesiąc nie jest pewny pogodowo. Trafialiśmy niejednokrotnie zimne i deszczowe sierpnie czy lipce, a często w kwietniu i październiku notowaliśmy przepiękną słoneczną pogodę z wysoką temperaturą. Reasumując nie ma złej pogody, są tylko źle ubrani ludzie😊. Wszystko jest kwestią podejścia.

Atrakcje…

Podczas wydarzenia naprawdę nie zawsze muszą być atrakcje z najwyższej półki. Czasami wystarczy dobrze skrojony program, który wcale nie musi być drogi, a zapewni porządną dawkę emocji. Zamiast wybierać np. żaglówki o najwyższej klasie sprawdź może tańsze wcale nie muszą być dużo gorsze i w zupełności wystarczą. A jeżeli nawet tych tańszych budżet nie udźwignie, to zapraszam Cię na dwudniowy spływ kajakiem, gdzie zamiast drogich hoteli rozbijemy namioty, zamiast serwowanej kolacji upieczemy kiełbaski, albo wspólnie jako grupa ugotujecie dania w kociołkach węgierskich niczym w Master Chefowie swojej firmy.
To naprawdę bardzo fajny powrót do czasów młodości, wspomnień a taka integracja naprawdę buduje zespół. W mojej ocenie, i zawsze to podkreślałem, dobrego zespołu nie buduje się w komfortowych warunkach, tylko w warunkach ekstremalnie trudnych, gdzie trzeba zrzucić wszystkie maski 😊.

Miejsce….

Dobierając miejsce na event, jeżeli nie chcesz płacić fortuny szukaj pensjonatów, domków czy agroturystyk. Obecnie wybór jest bardzo obfity i w zasadzie w ofertach można przebierać i znaleźć coś co spełni Twoje oczekiwania. Nie wybieraj też miejsc w regionach gdzie jest olbrzymie zainteresowanie. Zamiast noclegu w Sopocie czy Zakopanem wybierze miejscowości ościenne lub region gdzie jeszcze nie ma olbrzymiego bumu. Augustów, Bieszczady, Podlasie to przepiękne tereny, które można wykorzystać do organizacji eventu nie płacą za to fortuny.

Podsumowując, jeżeli zastosujesz się do wyżej opisanych rzeczy, wówczas spokojnie uda Ci się zorganizować niskobudżetowy wyjazd z dużą dawką dobrej zabawy. Jeżeli potrzebujesz pomocy to śmiało do nas pisz. Zajmiemy się również Twoim eventem!

Do zobaczenie w realu!!!


KIDS DAY – Czy organizować w tym roku?

Wielkimi krokami zbliża się Dzień Dziecka! Firmy, które co roku przyrządzały pikniki rodzinne stają w tym roku przed nie lada dylematem. W ubiegłym 2020r. dużo firm odpuściło organizację ze względu na bezpieczeństwo jednak w tym roku, co raz częściej słyszymy o spadających moralach wewnątrz struktur. Działy HR zastanawiają się jak ugryźć temat tegorocznego dnia dziecka, czy w ogóle go organizować, czy warto?
Zaczynając od końca zawsze warto zrobić coś dla naszych pociech, nawet w minimalistycznej formie. Jeżeli Twoja organizacja nie liczy więcej niż 50 osób z rodzinami wtedy możesz zrobić wszystko, ale co jeśli w firmie na piknikach bywało zwykle 400, 500 a nawet 800osób?

Długo analizowaliśmy ten problem i przychodzimy z konkretnym rozwiązaniem. Być może nie uda nam się spotkać w tak dużym gronie, ale coś co warto rozważyć to oferta, którą stworzyliśmy na 2021r. Naszym złotym środkiem jest podział eventu na bloki, gdzie każdy blok jest w innym regionie/miejscu, a na nim nie ma więcej niż  50 osób. Dzień Dziecka w tym roku nazywa się Passion Day, a pracownik wraz dziećmi wybiera to co chce robić! Dlaczego Passion? Bo każdy blok łączy w sobie naukę, dobrą zabawę ale co dla nas najważniejsze to zaszczepienie pasji w dzieciakach. Nie zdradzę tutaj całej oferty ale Gra Miejska Śladami Psiego Patrolu czy Survival Adventure to tylko 2 z 10 bloków do wyboru. Chcesz poznać naszą ofertę?

To proste! Napisz do nas:
biuro@expn.pl lub zadzwoń 506 16 15 90.

Jeszcze nigdy organizacja pikniku rodzinnego nie była tak prosta!

Do zobaczenie w realu!!!


Eventy a corona virus! Czyli jak organizować imprezy w dobie Corona Virusa?

Chociaż czas nie jest łatwy i ciężko podjąć decyzję o organizacji eventu są jednak konferencje czy spotkania cykliczne w firmie, które odbyć się powinny, a nawet muszą. Naprzeciw tym potrzebą wychodzą spotkania on line, które można przeprowadzić w naszym profesjonalnym studiu nagraniowym lub po prostu na zwykłych ogólnie dostępnych platformach jak Teams czy Zoom. Jednak to nie zawsze wystarcza i w zasadzie nigdy nie zastąpi spotkań „face to face”

Zatem od czego zacząć organizację spotkania w dobie pandemii?

Od czego zacząć…?

Na samym początku sprawdź wszystkie ograniczenie, które obowiązują w danym momencie w naszym kraju. Możesz je sprawdzić na stronie GIS lub MZ. Możesz też zadzwonić do nas😊 Zawsze jesteśmy ze wszystkimi obostrzeniami na bieżąco i chętnie udzielimy Ci odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.
Jeżeli organizacja, w której pracujesz ma oddziały w całej UE czy na świecie musisz też sprawdzić obostrzenia w danym kraju skąd pochodzą Twoi współpracownicy. Szczególe trzeba tu zwrócić uwagę na loty, czy obowiązujące w danym kraju kwarantanny. Może zdarzyć się (i tak już było w ubiegłym roku), że w Polsce można było organizować większość imprez, jednak zagraniczni goście byli mocno obłożeniu restrykcjami jak np. Wielka Brytania czy USA, wówczas jest na to też rozwiązanie. W takiej sytuacji naprzeciw wychodzą spotkania hybrydowe, gdzie goście z Polski uczestniczą w typowym spotkaniu, a uczestnicy zagraniczni wirtualnie. To sprawdza się bardzo dobrze!

Termin….

Pandemia trwa już prawie rok i o ile nie jesteśmy w stanie wiele przewidzieć to wiemy już, że najbardziej pewnymi terminami do organizacji wydarzeń będę miesiące wiosennoletnie do późnej jesienie czyli w zasadzie od maja do końca października. To będą najpewniejsze miesiące do organizacji wydarzeń. Dlatego o ile to możliwe staraj się celować z terminem w te miesiące, nawet jeśli to lipiec i sierpień czyli miesiące wakacyjne.

Wybór miejsca….

Wybierając miejsce na Twoje wydarzenie staraj się je wybrać tak, aby było dla Ciebie i Twojej grupy na wyłączność. Jeżeli masz grupę 150 osób wybierz hotel który nie ma więcej miejsc noclegowych. Staraj się ograniczyć do minimum ilość osób trzecich. Jeżeli hotel jest większy niż Twoja grupa staraj się aby Twoi uczestnicy byli w miarę możliwości odseparowani od pozostałych gości. Śniadania, lunche i kolacje organizuj w innych salach niż pozostali goście hotelowi. To daje gwarancję bezpieczeństwa.

Wewnątrz czy na zewnątrz….

Jeżeli Twoje spotkanie z reguły odbywało się wewnątrz sal konferencyjnych to warto rozważyć, czy nie da się go zrobić w plenerze w całości. Można stworzyć oryginalny klimat nawet jeśli omawiane tematy są bardzo poważne. Ograniczysz wtedy ryzyko jakiekolwiek zakażenia. Jeżeli nie dasz rady przenieść całego spotkania na zewnątrz wówczas warto wybrać w miarę możliwość największą salę konferencyjną nie zależenie od tego ilu masz gości, a sam plan spotkania ułożyć w cyklach co 45minut przerwa 20 minut. Ta przerwa pozwoli na ozonowanie i zdezynfekowanie sali konferencyjnej.

Środki bezpieczeństwa….

Sprawdź kto będzie obsługiwał Twoje wydarzenie! Organizując wydarzenia w ubiegłym roku nasi pracownicy przed każdym wyjazdem robili test na Covid, aby być w 100% pewnym, zdrowia naszych ludzi. Zrobiliśmy kilkanaście wydarzeń na przeszło 5000 ludzi i nikt z naszych uczestników się nie zaraził, co jest dla nas bardzo ważną informacją zwrotną, że zasady, które wprowadziliśmy są skuteczne.
Podczas każdego organizowanego wydarzenia musisz zadbać o 110% bezpieczeństwa! Nawet jeśli przepisy tego od Ciebie i Nas tego nie wymagają, to wymagajmy sami od siebie, czyli powtarzając jak mantrę DDM.
Bardzo dobrym pomysłem, jeżeli chcesz mieć 100% gwarancję bezpieczeństwa, jest poprosić swoich uczestników o to, aby zrobili test na Covid. Można wykupić pakiety dla swoich pracowników w dowolnym mieści i umówić ich na wybrany dzień. Warto tutaj wybrać laboratorium, które ma oddziały w całej Polsce, a na sam test umówić wszystkich na dwa dni przed wydarzeniem. Pamiętaj o tym, że na wynik czekasz ok. dwóch dni!
Same obostrzenia to nie wszystko….
Pamiętaj też, że żadne prawo, przepisy, nakazy i wytyczne nie będą miały znaczenia jeżeli sami nie zachowamy zdrowego rozsądku. Nawet jeśli inni od nas nie wymagają, my wymagajmy od siebie, aby było bezpiecznie. Pamiętaj nawet jeśli ty się nie boisz inni mogą mieć obawy, więc starajmy się okazać wzajemny szacunek, bo to też buduje Twój Zespół.

Podsumowując przestrzegając tych założeń w gruncie rzeczy minimalizujesz ryzyko zakażenia właściwie do zera. Napisz do nas! Chętnie pomożemy zorganizować Twoje wydarzenie dbając o zdrowie Twoje i Twoich pracowników.

Do zobaczenie w realu!!!